Quelques conseils pour bien préparer la notice d'instructions
Le « manuel d’utilisation » ou « notice d’instructions » reste le 1er document qui permet à l’utilisateur de se servir correctement du produit.
Ce document doit traiter de l’aspect fonctionnement, comme de la sécurité et du dépannage.
Il est donc essentiel que celui-ci soit lisible et complet.
Une fois encore, il est possible de s’appuyer sur la normalisation, qui a permis de déboucher sur un guide de construction, formalisé par la norme ISO 82079-1.
Nous vous avons préparé ci-dessous un mémo des points importants à prendre en compte lors de la rédaction.
1. Avant tout, la sécurité d’utilisation du produit.
C’est un des aspects les plus contrôlés dans le manuel.
Grâce à ce document, le consommateur doit être informé des dangers auquel il s’expose pendant l’utilisation du produit, et de la façon dont il doit se servir du produit afin de limiter les risques.
Outre les phrases d’avertissements à faire obligatoirement apparaitre en tête de chapitre (expliqué ci-après), il est important d’informer correctement l’utilisateur sur les usages recommandés et ceux prescrits.
Il est tout à fait possible d’inclure des illustrations ou schémas explicatifs.
Rappelez-vous qu’il est question de produits électriques, des dangers de blessures graves ou pires peuvent se présenter si le produit est mal utilisé.
S’il s’agit de la 1ère version d’une notice, il peut être intéressant de la faire relire par un panel d’utilisateur, pour s’assurer que les instructions soient suffisamment claires et sans équivoque.
2. Vérifier les exigences des normes
Bien souvent, des avertissements et mises en garde sont demandés par les normes de sécurité électrique (par exemple IEC \ EN 60335-1). Il est donc obligatoire de considérer, adapter si demandé et inclure ces phrases dans votre notice.
Attention, si vous utilisez des pictogrammes sur votre produit pour prévenir d’un danger éventuel, leur signification doit être incluse dans le manuel.
De plus, si votre produit intègre des fonctions spécifiques et novatrices, tenez compte des risques liés pour avertir l’usager.
Les normes d’évaluation de la conformité couvrent les cas les plus courants, mais pas toujours les produits « hybride » ou innovants.
Mais vous, en tant que responsable de la mise sur le marché, devez prendre en compte tous les risques.
Votre analyse des risques précédemment rédigée vous permet de déterminer quelles informations doivent être fournies avec la notice.
Certaines directives (RED, Machine, autres ..) demandent à ce que la déclaration de conformité du fabricant soit présente dans la documentation du produit au moment de l’achat.
Si votre produit est concerné, il est donc obligatoire d’inclure cette déclaration en fin de notice.
3. Des avertissements dans chaque langage
Il est primordial que tous les avertissements soient disponibles dans la langue de l’utilisateur. Ne faites pas l’économie de quelques pages pour ces mentions là, il vous faut les traduire pour chacun des marchés de vente.
Pour les informations liées à l’utilisation du produit, des schémas explicatifs permettent parfois de simplifier le discours, et ce dans toutes les langues.
4. Connaitre les différences normatives entre chaque pays
La traduction pure et simple des avertissements n’est parfois pas suffisante.
En effet, pour des raisons qui leur sont propres, les états peuvent décider d’imposer certaines mentions ou formulations.
Ainsi, une phrase issue des normes françaises ne sera peut-être pas 100% similaire, une fois transposée dans une autre norme locale.
Il convient donc de bien appréhender ces spécificités locales pour les inclure dans le manuel d’utilisation.
5. La clé de la réussite demeure la préparation
Comme souvent, il est vraiment important de se renseigner sur l’aspect réglementaire avant de rédiger la notice.
Les informations demandées doivent être placées dans un ordre précis et à un endroit spécifique.
Selon les caractéristiques de votre produit, ces éléments vont prendre de la place et il vous faut en tenir compte lors de paramétrage du document.
Nous, Acepelec, pouvons vous aider à préparer et éditer votre notice.
Contactez-vous via le formulaire pour en discuter.
